Datenschutz

Datenschutzerklärung

Stand: 27. Oktober 2026

1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Tönisvorst verbindet e.V.
c/o Westring 86
47918 Tönisvorst
Deutschland

Telefon: 0157 73743444
E-Mail: info@toenisvorst-verbindet.de

Der Verein hat keinen Datenschutzbeauftragten bestellt. Datenschutzanfragen können an die vorstehende E-Mail-Adresse gerichtet werden.

2 Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Veranstaltungen, zur Bearbeitung von Standbewerbungen, zur Mitgliederverwaltung, zur Öffentlichkeitsarbeit oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

Die Bereitstellung freiwilliger Angaben ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Pflichtangaben sind erforderlich, soweit wir ein Anliegen, eine Bewerbung oder einen Mitgliedsantrag ohne diese Daten nicht sachgerecht bearbeiten können.

3 Technische Bereitstellung und Hosting der Website

Die Website wird mit ChatGPT Sites bereitgestellt. Für die technische Websitebetreuung wird LIME Immobilien & Marketing | Athanassios Zurnatzis im Auftrag des Vereins eingesetzt. Im Rahmen der Plattformbereitstellung werden Dienste von OpenAI und technische Unterauftragnehmer, insbesondere Cloudflare, genutzt. Die Domain und die zugehörigen DNS-Einstellungen werden über netcup verwaltet.

Bei jedem Aufruf der Website können technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere:

Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Funktionsfähigkeit und Sicherheit zu gewährleisten, Angriffe und Missbrauch abzuwehren und technische Fehler zu untersuchen. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Internetangebots.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Betrieb, Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Fehleranalyse erforderlich sind. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall untersucht werden muss oder gesetzliche Pflichten dies verlangen.

OpenAI verarbeitet Kundendaten im Rahmen seiner geschäftlichen Dienste als Auftragsverarbeiter. Je nach technischer Leistung können personenbezogene Daten auch durch Unterauftragnehmer verarbeitet werden. Soweit Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

4 Technisch erforderliche Cookies und Browser-Speicher

Die Website verwendet keine eigenen Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies. Es findet nach derzeitigem Stand kein Tracking durch Google Analytics, Meta Pixel, Microsoft Clarity oder vergleichbare Analysedienste statt.

Die technische Plattform kann unbedingt erforderliche Cookies oder vergleichbare Browser-Speicher verwenden, soweit dies für die sichere Bereitstellung der Website, die Sitzungsverwaltung oder den geschützten Verwaltungsbereich notwendig ist. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf die Endeinrichtung ist § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Solange ausschließlich technisch erforderliche Speichermechanismen eingesetzt werden, ist keine Einwilligung über ein Cookie-Banner erforderlich. Werden zukünftig Analyse-, Marketing- oder andere nicht notwendige Dienste ergänzt, werden diese erst nach vorheriger Einwilligung aktiviert und diese Datenschutzerklärung wird entsprechend angepasst.

5 Kontaktaufnahme und allgemeines Kontaktformular

Bei einer Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die mitgeteilten Daten zur Bearbeitung und Beantwortung des Anliegens. Das Kontaktformular kann insbesondere folgende Daten erfassen:

Die Anfrage wird abhängig von ihrer Kategorie an die zuständige Funktionsadresse des Vereins geleitet. Allgemeine Anfragen werden insbesondere über info@toenisvorst-verbindet.de, Sponsoringanfragen über sponsoring@toenisvorst-verbindet.de und veranstaltungsbezogene Anfragen über die hierfür eingerichteten Vereinsadressen bearbeitet.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist. Bei sonstigen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sachgerechten Kommunikation und Bearbeitung von Vereins-, Presse-, Veranstaltungs- und Kooperationsanfragen.

Formularanfragen werden in der Website-Datenbank gespeichert und zusätzlich über Microsoft 365 an das zuständige Vereinspostfach übermittelt. Zugriff erhalten nur die mit der Bearbeitung beauftragten Vorstandsmitglieder und, soweit für eine Veranstaltung erforderlich, die zuständigen Mitglieder des Veranstaltungsteams.

Anfragen ohne anschließendes Vertrags- oder Mitgliedschaftsverhältnis werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt, wenn sie zur Durchführung eines Vertrags, zur Rechtsverteidigung oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

6 Sponsoring- und Kooperationsanfragen

Bei Sponsoring- oder Kooperationsanfragen verarbeiten wir die übermittelten Kontakt-, Unternehmens- und Kommunikationsdaten, um die Anfrage zu prüfen, ein Angebot vorzubereiten und eine mögliche Zusammenarbeit zu organisieren.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, wenn die Anfrage der Anbahnung oder Durchführung einer Vereinbarung dient. Im Übrigen beruht die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im Aufbau und in der Pflege von Kooperationen, die den Vereinszweck und die Durchführung von Veranstaltungen unterstützen.

Kommt eine Kooperation zustande, werden die erforderlichen Vertrags- und Abrechnungsdaten für die Dauer der Zusammenarbeit und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

7 Standbewerbungen und Ausstellerdaten

Für Standbewerbungen und die Organisation von Veranstaltungen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Die Daten werden zur Prüfung der Bewerbung, Auswahl und Zuordnung von Ständen, Kommunikation mit Bewerbern, Planung der Infrastruktur sowie zur Durchführung und Abrechnung der Veranstaltung verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit Angaben darüber hinaus zur sicheren und geordneten Veranstaltungsorganisation verarbeitet werden, beruht dies auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Bewerbungen, die nicht zu einem Vertragsverhältnis führen, werden grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens gelöscht. Bei angenommenen Bewerbungen werden Vertrags-, Abrechnungs- und steuerlich relevante Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Hochgeladene Dateien werden gelöscht, sobald sie für Auswahl, Organisation und Nachweiszwecke nicht mehr erforderlich sind.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung über Bewerbungen findet nicht statt.

8 Verarbeitung über Microsoft 365

Der Verein verwendet Microsoft 365 und Exchange Online für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation und die Verwaltung der Funktionspostfächer. Anbieter ist die Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland.

Bei der Kommunikation können insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Namen, Betreffzeilen, Nachrichteninhalte, Anhänge, Zeitpunkte und technische Zustellinformationen verarbeitet werden. Die jeweilige Rechtsgrundlage richtet sich nach dem Inhalt der Kommunikation und ist regelmäßig Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b, c oder f DSGVO.

Microsoft kann weitere Konzerngesellschaften und Unterauftragnehmer einsetzen. Soweit eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, werden die gesetzlichen Voraussetzungen für Drittlandübermittlungen beachtet, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder Standardvertragsklauseln.

9 Mitgliedsanträge und Vereinsplaner

Die Website verlinkt für Mitgliedsanträge auf einen externen Dienst der Vereinsplaner GmbH, Gruberstraße 1, A-4020 Linz, Österreich. Das Antragsformular ist nicht in die Website eingebettet. Erst wenn der Link aufgerufen wird, wird eine Verbindung zu Vereinsplaner hergestellt.

Im Rahmen eines Mitgliedsantrags können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung des Aufnahmeantrags, Entscheidung über die Mitgliedschaft, Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, Beitragserhebung und Vereinsverwaltung. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Gesetzlich aufzubewahrende Beitrags- und Buchungsdaten werden zusätzlich auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO verarbeitet.

Bei Familienmitgliedschaften werden Daten minderjähriger Familienmitglieder durch die Eltern beziehungsweise gesetzlichen Vertreter übermittelt. Minderjährige werden nicht als selbständige Hauptmitglieder über die Website aufgenommen.

Für die technische Verarbeitung innerhalb des Dienstes gelten ergänzend die Datenschutzinformationen von Vereinsplaner. Soweit Vereinsplaner Daten im Auftrag des Vereins verarbeitet, wird der Dienst als Auftragsverarbeiter eingesetzt. Eigene Analyse- oder Cookie-Verarbeitungen des Anbieters liegen in dessen Verantwortungsbereich und werden auf der dortigen Website erläutert.

10 SEPA-Lastschrift und Zahlungsdaten

Mitgliedsbeiträge werden nicht unmittelbar über die Website bezahlt. Soweit ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt wird, verarbeiten wir insbesondere Name, Anschrift, IBAN, gegebenenfalls BIC, Mandatsreferenz und zahlungsbezogene Buchungsdaten zur Beitragserhebung.

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Die Übermittlung an das beauftragte Kreditinstitut erfolgt zur Durchführung des Lastschrifteinzugs. Buchungs- und Belegdaten werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert.

11 Veranstaltungen sowie Foto- und Videoaufnahmen

Bei Veranstaltungen können Foto- und Videoaufnahmen angefertigt und zur Dokumentation, Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit des Vereins auf der Website, in Pressemitteilungen und auf den Social-Media-Auftritten des Vereins veröffentlicht werden.

Für Übersichtsaufnahmen des Veranstaltungsgeschehens, bei denen die Veranstaltung und nicht eine einzelne Person im Vordergrund steht, kann die Verarbeitung auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO in Verbindung mit den anwendbaren Regelungen des Kunsturhebergesetzes gestützt werden. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Dokumentation der Vereinsarbeit und Information der Öffentlichkeit über Veranstaltungen und Aktivitäten.

Nahaufnahmen, Porträts, gezielt gestellte Gruppenbilder sowie Aufnahmen, die zu Werbezwecken verwendet werden, veröffentlichen wir grundsätzlich nur mit Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO. Bei erkennbaren minderjährigen Personen wird vor einer gezielten Aufnahme und Veröffentlichung grundsätzlich die Einwilligung der Erziehungsberechtigten eingeholt.

Bei Veranstaltungen informieren wir durch gut sichtbare Hinweise über Foto- und Videoaufnahmen, die vorgesehenen Veröffentlichungszwecke, die verantwortliche Stelle und eine Kontaktmöglichkeit für Widersprüche. Personen, die nicht aufgenommen werden möchten, können dies dem Veranstaltungsteam oder dem eingesetzten Fotografen mitteilen.

Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerspruch gegen eine auf berechtigte Interessen gestützte Verarbeitung kann aus Gründen eingelegt werden, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben. Bereits gedruckte Veröffentlichungen können regelmäßig nicht zurückgerufen werden. Online veröffentlichte Aufnahmen werden nach berechtigtem Widerruf oder Widerspruch für zukünftige Nutzungen entfernt, soweit keine vorrangigen gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

12 Veranstaltungs-, Presse- und Galerieinhalte

Die Website veröffentlicht Informationen zu Veranstaltungen, Presseberichten, Sponsoren und Bildergalerien. Dabei können Namen, Funktionen, Vereins- oder Unternehmenszugehörigkeiten, Fotografien und weitere veranstaltungsbezogene Angaben verarbeitet werden.

Die Veröffentlichung erfolgt je nach Einzelfall aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, zur Durchführung einer Vereinbarung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO oder aufgrund unseres berechtigten Interesses an Öffentlichkeitsarbeit und transparenter Darstellung der Vereinsaktivitäten nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO.

Personenbezogene Veröffentlichungen werden entfernt, wenn der Veröffentlichungszweck entfallen ist oder ein wirksamer Widerruf beziehungsweise berechtigter Widerspruch vorliegt und keine gesetzlichen oder überwiegenden schutzwürdigen Gründe für eine weitere Veröffentlichung bestehen.

13 Links zu Instagram, Facebook und WhatsApp

Auf der Website befinden sich ausschließlich Links zu den externen Angeboten von Instagram, Facebook und WhatsApp. Es werden keine Social-Media-Feeds, Like-Schaltflächen oder sonstigen Plugins dieser Anbieter unmittelbar in die Website eingebettet.

Beim bloßen Aufruf unserer Website wird daher über diese Links keine Verbindung zu den genannten Plattformen hergestellt. Erst wenn ein Link angeklickt wird, wird die Website des jeweiligen Anbieters aufgerufen. Dabei können insbesondere die IP-Adresse, Browserinformationen, Referrer-Daten und – bei angemeldeten Nutzern – Kontodaten durch den jeweiligen Plattformanbieter verarbeitet werden. Für diese Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Es gelten die Datenschutzinformationen des jeweils aufgerufenen Dienstes. Dies gilt ebenso für den verlinkten WhatsApp-Kanal oder eine verlinkte WhatsApp-Gruppe.

14 Externe Karten und weitere Links

Soweit bei Veranstaltungsangaben lediglich auf einen externen Kartendienst oder eine andere externe Website verlinkt wird, findet beim bloßen Besuch unserer Website noch keine Übermittlung an den externen Anbieter statt. Erst durch Anklicken des Links wird eine Verbindung zum jeweiligen Dienst hergestellt. Für die dortige Datenverarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Sollten zukünftig Karten, Videos oder andere externe Inhalte unmittelbar eingebettet werden, werden diese grundsätzlich erst nach Einwilligung geladen und diese Datenschutzerklärung wird vor der Aktivierung entsprechend ergänzt.

15 Newsletter

Derzeit wird über die Website noch kein aktives Newsletter-Anmeldeverfahren angeboten.

Vor Einführung eines Newsletters wird ein datenschutzkonformes Anmeldeverfahren eingerichtet. Die Anmeldung soll über ein Double-Opt-in-Verfahren bestätigt werden. Dabei werden die E-Mail-Adresse, der Anmelde- und Bestätigungszeitpunkt sowie erforderliche Nachweisdaten verarbeitet. Rechtsgrundlage wird die Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO sein. Eine Abmeldung wird jederzeit mit Wirkung für die Zukunft möglich sein.

Vor der technischen Aktivierung werden diese Datenschutzhinweise um den konkret verwendeten Versanddienstleister, die Speicherdauer und eine etwaige Erfolgsmessung ergänzt. Ohne gesonderte Einwilligung findet keine personenbezogene Öffnungs- oder Klickmessung statt.

16 Empfänger und Zugriffsberechtigte

Personenbezogene Daten erhalten nur diejenigen Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Hierzu können insbesondere gehören:

Eine Weitergabe an Sponsoren, Pressevertreter oder sonstige Kooperationspartner erfolgt nicht allein aufgrund der Zusammenarbeit, sondern nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht oder die betroffene Person eingewilligt hat.

17 Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine besondere Frist genannt wird, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweis- und Rechtsverteidigungsinteressen entgegenstehen.

Je nach Dokument können gesetzliche Aufbewahrungsfristen insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre betragen. Für die Fristberechnung ist die jeweilige Art des Dokuments und der zugrunde liegende Vorgang maßgeblich.

18 Datensicherheit

Die Website verwendet eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Darüber hinaus werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen eingesetzt, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Manipulation, unbefugten Zugriff und unbefugte Offenlegung zu schützen. Zugriffsrechte auf Verwaltungsbereiche, Formulardaten und Postfächer werden auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Personen beschränkt.

Eine Übermittlung von Daten über das Internet kann trotz angemessener Schutzmaßnahmen nicht vollständig risikofrei erfolgen. Besonders sensible Angaben sollten daher nicht unaufgefordert über allgemeine Kontaktformulare oder unverschlüsselte E-Mails übermittelt werden.

19 Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an info@toenisvorst-verbindet.de.

20 Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde

Betroffene Personen können sich insbesondere an folgende Aufsichtsbehörde wenden:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Website: https://www.ldi.nrw.de

Das Beschwerderecht kann auch bei einer anderen nach Artikel 77 DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde ausgeübt werden.

21 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Der Verein setzt im Rahmen der beschriebenen Website-Verarbeitungen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Artikel 22 DSGVO ein.

22 Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienstleister, die Vereinsorganisation oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.